Importación inicial de artículos desde un archivo (CSV) desde excel

https://youtu.be/qkZ8V3Z9Vgo

Formato CSV
Los archivos CSV (del inglés comma-separated values) son un tipo de documento en formato abierto sencillo para representar datos en forma de tabla, en las que las columnas se separan por comas (o punto y coma en donde la coma es el separador decimal: Perú, Argentina, España, Brasil…)

Acceder desde el menú del sistema:
Administración -> Importación de Datos (Excel) -> Importación de Datos de ARTICULOS CSV

Tipo de «Operación» a realizar

    • ALTA artículos nuevos
      (Sólo para alta de artículos no existentes en la base de datos)

    • ACTUALIZAR Precios
      (Sólo parar actualizas precios de artículos ya existentes en la base de datos)

    • ACTUALIZAR Stock
      (Sólo para actualiza stock de artículos ya existentes en la base de datos)

No deje tildado «ALTA artículos nuevos» en caso de sólo actualizar, ya que por error puede llegar a duplicar los artículos

Si procesa varias veces el mismo archivo CSV con «ALTA artículos nuevos» los artículos se van a duplicar, solo debe procesarlo una sola vez.

Recomendamos realizar una copia de seguridad antes de realizar una importación para poder revertir la operación en caso de cometer algún error.

«Actualizar por» (solo para actualización, no para alta inicial)

Esta opción indica el tipo de código por el cual se debe buscar el artículo en la base de datos para una actualización, este elemento no debe estar repetido en diferentes artículos, y es conveniente usar siempre el mismo. El código de proveedor o el código de barras suelen ser los más indicados, ya que casi siempre existe uno de ellos y no suelen estar repetidos entre los artículos.

Es importante que el elemento seleccionado no esté asignado a dos o más artículos de forma repetida, debe ser único.

    •  

«Importar» debe seleccionar que lista de precios desea importar

Seleccione Categoría, Fabricante, Proveedor 1, y Proveedor 2 (opcional sólo para alta inicial)

Si no se quiere asignar en este momento dejar el ítem «sin dato» seleccionado.
Usando esta opción sólo puede seleccionar un dato de estos por importación para ser asignado a todos los artículos en este proceso.
Si desea seleccionar Categoría, Fabricantes, Proveedor1 y Proveedor 2 diferentes, debe generar diferentes archivos CSV por cada combinación, o especificar el dato en cada artículo (ver abajo)

Archivo a procesar CSV

Debe buscar y selecciona un archivo CSV con el formato esperado por el sistema

Clicando en Buscar CSV

Verificar que todos los datos se visualicen correctamente y estén ubicados en las columnas que les corresponde.

Formato del archivo CSV generado desde excel

La plantilla de excel cuenta con múltiples columnas con los contenidos que están en la importación, sin títulos u otros datos.

Armar una plantilla de excel con las siguientes columnas:

    • Columna A
      Código de Barras
      Si no tiene este valor colocar un número 0 en esta columna

    • Columna B
      Código de Proveedor del artículo
      Corresponde al código interno que asigna el proveedor al artículo
      Si no tiene este dato puede dejar esta columna vacía

    • Columna C
      Código
      Si no tiene este dato puede dejar esta columna vacía

    • Columna D
      Código Interno
      (Código interno del software)
      Uso interno del software, dejar la columna vacía

    • Columna E
      Nombre del Artículo
      Nombre del artículo, máximo 50 caracteres
      (no usar coma, punto y coma, o comillas simples o dobles)

    • Columna F
      Descripción
      Comentario informativo del artículo, máximo 255 caracteres
      (no usar coma, punto y coma, o comillas simples o dobles)

    • Columna G
      Stock
      Si no tiene este dato puede dejar esta columna vacía

    • Columna H
      IVA
      Porcentaje de IVA del artículo
      Ejemplo 21 para 21% de IVA
      Valores posibles: 21, 10.5, 27, 5, y 2.5
      Si no tiene este dato colocar 21

    • Columna I
      Costo
      Valor de costo, dato opcional

    • Columna J
      Ganancia
      Porcentaje de ganancia, datos opcional
      Ejemplo: 50 (por 50%)
      (escribir sólo números)

    • Columna K
      Precio Público
      Precio final al público con IVA incluido
      OBLIGATORIO

Hasta la Columna K son los datos mínimos para poder importar, el resto de las columnas son opcionales

    • Columna L
      Ganancia2
      Porcentaje de ganancia de lista 2

    • Columna M
      Precio Público2
      Precio final al público con IVA incluido de lista 2

    • Columna N
      Ganancia3
      Porcentaje de ganancia de lista 3

    • Columna O
      Precio Público3
      Precio final al público con IVA incluido de lista 3

    • Columna P
      Ganancia4
      Porcentaje de ganancia de lista 4

    • Columna Q
      Precio Público4
      Precio final al público con IVA incluido de lista 4

    • Columna R
      Categoria
      Nombre de categoría

Las categorías, fabricantes y proveedores, deben estar creados (dados de alta) previamente en el sistema antes de realizar la importación.
Debes colocar exactamente el mismo nombre en la columna para que sea vinculado correctamente.

    • Columna S
      Fabricante
      Nombre de fabricante

    • Columna T
      Proveedor1
      Nombre de proveedor

    • Columna U
      Proveedor2
      Nombre de proveedor

    • Columna V
      Hab. Precio Costo Dólar
      Valores posibles: 0 = no habilita, 1 = habilita

    • Columna W
      Precio Costo Dólar

    • Columna X
      Ganancia5
      Porcentaje de ganancia de lista 5

    • Columna Y
      Precio Público5
      Precio final al público con IVA incluido de lista 5

    • Columna Z
      Ganancia Precio Sugerido
      Porcentaje de ganancia de lista 6

    • Columna AA
      Precio Público Sugerido
      Precio final al público con IVA incluido de lista 6

    • Columna AB
      Tipo de Stock (Unidad, Peso/Litro/Metro)
      (1 = unidad, 2 = peso/litro/metro)

    • Columna AC
      Envío de email por bajo stock
      (1 = Si, 0 = No)

    • Columna AD
      Hab. cambio de precio
      (1 = Si, 0 = No)

    • Columna AE
      Hab. nro de serie
      (1 = Si, 0 = No)

    • Columna AF
      Ubicación
      Ubicación del artículo

Pantalla de Excel formateada para generar el archivo CSV

Columna A

La columna A que contiene el dato de código de barras se debe colocar en formato numérico sin decimales en excel, para evitar que excel muestre y exporte este dato en formato exponencial alterando el código de barras.

Cambiar en excel el formato de la columna A

Pasar el formato de la columna A a numérico sin decimales

Columnas con precios

Los precios dentro del excel debe tener COMA como separador decimal, y no debe estar configurados el PUNTO como separador de miles.

Formato en excel para las columnas con precios

Como exportar desde excel un archivo CSV

Seleccionar «Guardar como» desde excel

Luego debe seleccionar el Tipo de Archivo: CSV (delimitado por comas)(*.csv)
Si el Windows está configurado con país Argentina, el archivo CSV generado va a ser con punto y coma, esto lo resuelve el Excel en base a la configuración regional de Windows.

Antes de importar con el software cierre el Excel, sino lo hace va a dar un error de importación, ya que el Excel tiene bloqueado el archivo CSV.

Ejemplo de archivo CSV visualizado con el Bloc de Notas de Windows:

5205600200304;201;05.20.5601.2.3.0000;;CASCO LS2 560 CITY BLANCO M;;1;21;1773,33;886,67;2660
5205600346780;2487;05.20.5601.2.2.0000;;CASCO LS2 560 CITY BLANCO S;;;21;1773,33;886,67;2660
5205600112111;20;05.20.5601.2.4.0000;;CASCO LS2 560 CITY BLANCO L;;1;21;1773,33;886,67;2660
2056348673213;78;05.20.5603.1.2.0000;;CASCO LS2 560 ROCKET II GLOSS BLACK S;;21;1493,33;746,67;2240

Archivos de ejemplos

Se adjunta un archivo CSV y un archivo excel como ejemplos para descargar.